4-ФСС - заполнить онлайн данную форму можно через сайт ФСС. Это особенно актуально для страхователей, обязанных сдавать расчет 4-ФСС только электронно. Изучим, как предоставляется форма 4-ФСС с применением соответствующих онлайн-инструментов.

Для чего осуществляется заполнение и проверка 4-ФСС онлайн в 2017 году

Работодатели, имеющие штат 25 человек и более, обязаны предоставлять в ФСС рассматриваемую форму в электронном виде (п. 1 ст. 24 закона «О социальном страховании» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Данный формат документа может быть заполнен (и проверен на предмет ошибок) 2 следующими популярными способами:

• с помощью специальной программы (например, «1С»), то есть офлайн;
• через сайт ФСС — онлайн.

Оба способа предполагают формирование файла 4-ФСС в формате XML, который впоследствии подписывается с помощью ЭЦП и отправляется в ведомство (также разными способами). Поэтому не принципиально, какой из указанных вариантов формирования файла предпочтителен для пользователя. Главное, чтобы XML-файл был корректен — как с точки зрения подлинности, так и с точки зрения полноты отражения в нем отчетных данных.

Если у пользователя нет специальной программы, то задействование ресурсов сайта 4-ФСС будет одним из самых удобных вариантов исполнения обязательства по предоставлению в ведомство электронного расчета. Онлайн-инструменты от ФСС позволяют сформировать XML-файл отчета, полностью подготовленный для подписания и отправки в фонд.

Изучим подробнее то, каким образом заполняется и проверяется 4-ФСС онлайн через сайт ведомства.

Как заполнить и проверить 4-ФСС онлайн

Для этого нужно:

Не знаете свои права?

1. Зайти на страницу: https://portal.fss.ru/fss/f4input .
2. Заполнить форму 4-ФСС, используя предложенные инструменты в окне браузера.
3. Нажать «Проверка». При наличии ошибок — откорректировать их.

Заполненный файл, в котором исправлены все ошибки, можно выгрузить в формате XML и сохранить на компьютере. Впоследствии предполагается его подписание с помощью ЭЦП и отправка в ФСС.

Если фирма официально зарегистрирована на портале ФСС, то она может войти на него через страницу portal.fss.ru с использованием имеющихся логина и пароля, затем — выбрать «Форма 4-ФСС», после — «Мои шаблоны», «Добавить отчет».

Далее можно заполнить форму 4-ФСС, проверить ее, а при необходимости — сохранить в онлайновой базе данных ФСС, нажав кнопку «Сохранить». В этом преимущество работы с инструментами на сайте ФСС в статусе зарегистрированного пользователя: в обычном режиме опция сохранения формы, заполненной онлайн, отсутствует.

Кроме того, в обоих случаях — как при наличии, так и при отсутствии регистрации на портале ФСС — пользователь может загрузить в онлайновую форму редактирования собственный XML-файл (например, сохраненный при подготовке отчета за предыдущий расчетный период). Соответствующие файлы достаточно унифицированы и, как правило, без проблем распознаются онлайновыми инструментами, которые доступны на сайте ФСС.

Работодатели, обязанные отправлять в ФСС форму в электронном виде, могут заполнить и проверить расчет с применением инструментов на сайте ФСС. При этом работа может вестись как в статусе незарегистрированного пользователя — без возможности сохранения введенных данных, так и при наличии логина и пароля от ФСС, по которым можно получить доступ к инструментам, позволяющим сохранять предварительный расчет. В обоих случаях пользователь может загрузить в онлайн-форму свой XML-файл.

Для отчета по исполнению обязанности по уплате страховых взносов на соцстрах предусмотрена специальная форма расчета (4-ФСС). Он должен быть в установленный срок представлен в ФСС. Порядок проверки отчета 4-ФСС и оформления соответствующих результатов регламентирован нормативными актами.

Подача в ФСС и проверка отчета 4-ФСС

Необходимость подачи отчета 4-ФСС предусмотрена Федеральным законом от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ (далее - Ф. закон № 125-ФЗ).

Обязанность по представлению расчета 4-ФСС должна быть выполнена:

• если расчет представляется на бумажном носителе — до двадцатого числа (включительно) месяца, следующего за истекшим кварталом;
• если расчет представляется в виде электронного документа — до двадцать пятого числа (включительно) месяца, следующего за истекшим кварталом.

Проверку рассматриваемой формы можно условно разделить на 3 вида:

• самостоятельная (проводится страхователем в целях подтверждения правильности составления расчета);
• камеральная (проводится страховщиком);
• выездная (проводится страховщиком).

Самостоятельная проверка

Самостоятельную проверку формы 4-ФСС можно осуществить на официальном сайте http://portal.fss.ru , загрузив соответствующий файл с расчетом или заполнив форму на электронном портале. Такая проверка позволит выявить и исправить возможные ошибки на стадии подготовки к подаче расчета в контролирующий орган.

Камеральная проверка

Такая проверка позволяет контролирующему органу (страховщику) на основании поданного отчета 4-ФСС и иных документов (информации) установить, правильно ли начислены и уплачены страховые взносы на соцстрах. Кроме этого проверяется правомерность расходов на выплату страхового обеспечения.

Камеральная проверка должна проводиться в пределах 3 месяцев со дня представления в контролирующий орган отчета 4-ФСС.

Обнаружение должностными лицами страховщика ошибок, противоречий, несоответствий влечет направление страхователю требования о даче пояснений или необходимости сделать корректировку в отчете.

Если страховщиком будет зафиксирован факт совершения страхователем правонарушения, должен быть составлен соответствующий акт проверки.

При отсутствии подобных фактов акт не составляется.

Выездная проверка

Основные критерии выездной проверки таковы:

• для выездных проверок контролирующий орган составляет план;
• период проверки — год проверки плюс три года до этого;
• срок проверки — два месяца;
• периодичность проверки — не более 1 раза в три года.

Конкретный перечень проверяемых помимо расчета 4-ФСС документов зависит непосредственно от ситуации. Ими могут быть, в том числе:

• первичные документы;
• расчетно-платежные ведомости;
• договоры;
• акты, подтверждающие факты травматизма, и т.п.

По окончании выездной проверки проверяющие составляют акт. В случае, если в ходе проверки установлено нарушение, руководитель на основании сведений, указанных в акте, решает, привлекать ли страхователя к ответственности, предусмотренной главой IV.3 Ф. закона № 125-ФЗ , или нет.

В случае если в результате проверок страховщиком были дополнительно начислены страховые взносы или не приняты расходы на страховое обеспечение, то эти сведения должны быть отражены в пунктах 11.3 и 11.4 таблицы 2 расчета 4-ФСС за соответствующий период.

Фискальное законодательство обязывает юридических лиц и ИП, использующих наемный труд, подавать ежеквартальные сведения в ФСС. Проверка отчета 4-ФСС – необходимый этап его подготовки. Если в форме будут обнаружены ошибки, Фонд вернет документ с расшифровкой недочетов, и страхователю придется заняться их исправлением. Чтобы избежать хлопот, рекомендуется оценивать готовую форму заранее.

Специалисты ФСС проводят проверку, основываясь на контрольных показателях, установленных для разных граф таблицы. Пользуясь их алгоритмом, можно оценить готовый документ самостоятельно.

Например, при заполнении отчетности за первый квартал года сумма начисленных взносов к выплате всегда указывается равной нулю. Если документ готовится по итогам полугодия, 9 или 12 месяцев, она равна показателю на конец предыдущего периода. У страхователя не может быть одновременно задолженности перед ФСС и долгов Фонда к нему.

Самостоятельный контроль готовой отчетности требует времени и внимательности. Существует путь упрощения этой задачи – использование специальных программных продуктов. Один из них – официальный сайт ФСС, который в автоматическом режиме выявляет ошибки и дает возможность исправить их на этапе подготовки документа.

Для проведения проверки необходимо предварительно зарегистрироваться на сайте ФСС по адресу электронной почты, заполнить данные об организации в разделе «Профили», распечатать заявление, подписать руководителем и передать на бумажном носителе в Фонд, дождаться подключения к пакету расширенных прав.

Когда вы закончите регистрационные процедуры, можете приступать к проверке. Необходимо:

• сформировать документ в бухгалтерской программе, например, 1С;
• выгрузить в xml-формат;
• зайти на сайте на закладку «Форма 4-ФСС»;
• загрузить xml-файл и нажать «Проверить»;
• изучить результаты проверки и исправить ошибки.

Проведение автоматической проверки помогает экономить время бухгалтера и своевременно обнаруживать ошибки в готовой отчетности.

Камеральная проверка 4-ФСС

Это контроль, на который специалистам Фонда отводится три месяца с момента получения отчета. Страховщик обращает внимание на следующие моменты:

• Правильность начисления сумм страховых взносов на случай профзаболеваний и травматизма.
• Полнота уплаты обязательств во внебюджетный фонд.
• Правомерность произведенных расходов на социальное страхование.

Если в ходе проверки в форме 4-ФСС будут выявлены ошибки, недочеты, некорректные данные, организации или ИП будет направлено уведомление о необходимости внесения правок или дачи пояснений в контролирующий орган.

Если проверка покажет, что экономический субъект нарушил действующее законодательство, этот факт будет зарегистрирован в специальном акте.

Выездные проверки по факту представления 4-ФСС

Выездные проверки проводятся не чаще, чем один раз в трехлетний период. Их продолжительность не может превышать двух месяцев.

Выезжая на предприятие, представители Фонда запрашивают у бухгалтерских служб первичные документы. Им может потребоваться:

• расчетные ведомости;
• акты, составленные по факту получения производственных травм;
• договоры и т.д.

По итогам проведенной проверки принимается решение, имеет ли место нарушение законодательства и будет ли привлекаться руководитель организации или индивидуальный предприниматель к ответственности. Если контрольные мероприятия показали, что страхователь задолжал страховые взносы, факт их доначисления и наложения пеней фиксируется в итоговом акте.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В этой статье пойдет речь о том, как проверить данные отчета 4-ФСС на правильность: с какими бухгалтерскими счетами нужно выполнять сверку, какие отчеты нам в этом помогут и самое главное - как исправить найденные ошибки, если они присутствуют. Ведь очень важно не просто подкорректировать цифры в самом бланке отчета, но и сделать так, чтобы программа сама заполняла его верно. Иначе ошибки будут накапливаться в течение года как снежный ком и заполнять отчет автоматически станет невозможно.

Описывать алгоритм проверки я буду на примере работы в программах 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (с выгрузкой данных в бухгалтерию) и 1С: Комплексная автоматизация 8.

Начинать проверку отчета я рекомендую с таблицы 3, потому что в этой таблице указывается общая сумма начислений и величина облагаемой базы - это те показатели, на которых основывается весь остальной расчет. Сверку стоит производить с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 70 и дополнительно можно проверить с расчетной ведомостью по всем сотрудникам. Первым делом, смотрим общую сумму начислений по месяцам (строка 1, графы 4-6). Если значения сходятся и с ОСВ по 70 счету, и с расчетной ведомостью, то всё замечательно. Если же обнаружены расхождения в каком-то месяце только со счетом 70, то возможно, стоит перезаполнить документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете" и перевыгрузить данные о зарплате (когда бухгалтерская программа у вас установлена отдельно). Также возможен вариант, что были какие-то еще движения по кредиту счета 70, например, возврат излишне выданных сумм в кассу. Чтобы их обнаружить, можно сформировать анализ счета 70, из которого будет хорошо видно, были ли какие-то движения по счету, кроме начисления зарплаты. На основании полученной информации уже нужно делать выводы о том, есть ли ошибка в отчете.

Если данные не сходятся с расчетной ведомостью, то имеет смысл их расшифровать и произвести сверку по сотрудникам. Для этого нужно выделить интересующую сумму и нажать кнопку "Расшифровать" на верхней панели инструментов.

Расхождения в данном случае возможно по той причине, что после расчета страховых взносов были какие-то изменения в зарплате, поэтому в расчетной ведомости появляется одна сумма, а в отчете - другая. Чаще всего, чтобы исправить эту ошибку, необходимо перезаполнить документ "Начисление страховых взносов".

Также в этой таблице необходимо сверить строку 2 - необлагаемые суммы. Их сверить несколько сложнее, т.к. тут могут быть больничные, единовременные пособия, материальная помощь и пр. Если Вы знаете, что никакие необлагаемые выплаты сотрудникам на вашем предприятии не осуществляются, то проще всего сверить сумму с анализом счета 70 (корреспонденция с 69 счетом). Кроме того, можно еще также выполнить сверку с расчетной ведомостью, посмотрев сумму различных пособий за счет ФСС. Если же необлагаемые начисления присутствуют, то сверять их придется только с расчетной ведомостью, также для этой цели можно воспользоваться отчетом "Анализ начисленных налогов и взносов".

Сверять данные строки 4 не имеет особого смысла, если строки 1 и 2 заполнены верно, поэтому переходим к таблице 2, чтобы убедиться, что расходы по страхованию указаны верно. Здесь нам также поможет анализ счета 70 и "Анализ начисленных налогов и взносов" с видом "Пособия". Данные всех трех отчетов должны быть одинаковы.

В случае, если обнаружены расхождения, искать ошибку также стоит в документах "Начисление страховых взносов", нужно их перезаполнить или просто зайти на вкладку "Пособия по соц. страхованию", вручную найти и исправить ошибки. Чаще всего такая проблема возникает, если уже после заполнения данного документа был начислен / исправлен больничный или единовременное пособие за счет ФСС.

После того, как таблицы 2 и 3 заполнены верно, можно начинать проверять таблицу 1. Данные в строке 1 должны быть равны кредитовому сальдо на счете 69.01 по состоянию на начало года. Если сальдо дебетовое, то обращаем внимание на строку 12, т.к. в данном случае имеется задолженность фонда перед страхователем. В случае расхождения данных можно, конечно, пытаться найти ошибку, но сделать это будет непросто, а исправить иногда и вовсе невозможно, т.к. предыдущий отчетный период уже закрыт. Если неправильное значение указано именно в отчете 4-ФСС, а не на счете 69.01, то легче всего его исправить посредством документа "Расчеты по страховым взносам" (как это сделать, описано в статье 4-ФСС - как правильно заполнить отчет в 1С).

Теперь проверяем суммы начисленных взносов - строка 2. Если в этом периоде не было поступлений возмещения от ФСС и каких-то других нестандартных случаев, то суммы помесячно должны быть равны кредитовому обороту счета 69.01 (обычно они проходят по субконто "Налог(взносы): начислено/уплачено"). При выявлении ошибки, нужно сначала определиться, где значение указано неверно? Можно воспользоваться самым надежным методом - просто вручную пересчитать взносы исходя из базы и необлагаемых сумм, которые мы уже проверили, а можно посмотреть отчет "Анализ начисленных налогов и взносов". Вполне вероятно, что неверная сумма в этот раз на счете 69.01, тогда следует первым делом перезаполнить документ отражения зарплаты в учете и перевыгрузить зарплату. Ну и необходимо проверить счет 69.01 на предмет ручных проводок, это удобно сделать, используя карточку счета.

Дебетовый оборот счета 69.01 по субконто " Налог(взносы): начислено/уплачено " должен быть равен строке 16. Если сумма уплаченных взносов в 4-ФСС указана неверно, то нужно проверять документы "Расчеты по страховым взносам". В строке 15 отражаются суммы пособий, которые мы уже сверили по таблице 2.

Кроме этого необходимо обязательно проверить заполнение таблиц 6 и 7, в которых указываются данные по страхованию от несчастных случаев. Точно таким же образом, сначала осуществляется проверка таблицы 6 - базы для расчета взносов. Проще всего сверять общую сумму начислений (складываем графы 3 и 5) с уже проверенной таблицей 3. А таблица 7 проверяется аналогично таблице 1 только со счетом 69.11. Как правило, после корректного перезаполнения всех указанных в статье документов, данные в этих таблицах уже оказываются верными. Хотя, конечно, возможны и исключения.

Я описала самые общие параметры и причины ошибок, так как невозможно объять необъятное и в одной статье осветить все возможные варианты и охарактеризовать каждую из строк всех таблиц, поэтому, если у Вас остались вопросы - буду рада на них ответить в комментариях к статье. Всем легкого отчетного периода!

Также по теме:

Расчет формы 4-ФСС представляется по взносам, начисленным и уплаченным на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на производстве (НС и ПЗ). Обязанность по представлению отчетности возникает у организаций и ИП, имеющих принятых по трудовым договорам наемных работников и выплачивающих им вознаграждения.

Сроки представления расчета

Расчет в ФСС по отчислениям на страхование от НС и ПЗ представляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Критерием вида формы является численность работников предприятия. При среднесписочной численности сотрудников выше 25 человек отчетность представляется только в электронной форме. Остальные предприятия имеют право выбора формы представления отчетности.

Показатель среднесписочной численности рассчитывается с начала года по окончание отчетного периода. Критерий среднесписочной численности равнозначно применяется для периодов деятельности предприятий:

• Действующих в течение длительного периода.
• Вновь созданных, с момента достижения предельной численности.
• Реорганизованных, если после преобразований среднесписочный показатель превысил 25 человек.

Срок представления расчета зависит от выбранной предприятием формы. Для расчетов, поданных в бумажном формате, срок сдачи установлен по 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. При использовании электронной формы отчетности предельная дата представления установлена на 25 число следующего месяца.

Форма представления расчета

Начиная с 9 месяцев 2017 года расчет в ФСС представляется на новом бланке. Допускается сдача расчета нового образца за полугодие. Корректирующие расчеты предшествующих периодов, несмотря на указание показателей нарастающим итогом, предприятия представляют на бланках, по которых была сдана первоначальная отчетность. В форме отчетности произведены изменения:

• На титуле дополнены данные о принадлежности организации бюджету определенного уровня.
• Дополнены строки расчета пунктами 1.1 и 14.1 относительно расчетов по обособленным подразделениям, снятым с учета.
• Уточнен порядок расчета численности, указываемой на титуле. Данные определяются с начала налогового периода – календарного года.

Формат отчетности, представляемой в электронном виде, также изменился с отчетности за 9 месяцев – периода действия нового бланка. Изменения внесены Приказами ФСС России от 09.03.2017 № 83, от 11.09.2017 № 416.

Предприятия, у которых в отчетном периоде отсутствует деятельность, должны представлять нулевую отчетность – расчет с отсутствием показателей. ИП, не имеющие работников, не несут обязанности по представлению расчета. Расчет содержит таблицы, обязательные к представлению. Предприятия обязаны подать титульный лист, таблицы 1, 2, 5. Остальные данные в табличной форме представляются по необходимости. Например, данные таблицы 4 потребуется включить в составе расчета при возникновении несчастных случаев на предприятии.

Использование услуг операторов электронного документооборота

Передача отчетности может быть произведена при участии ОЭД – операторов, осуществляющих электронный обмен данными с Фондом или ИФНС. Изменения, внесенные приказами в Технологию приема расчетов (утверждена приказом ФСС от 12.02.2010 № 19), предназначены для защиты электронного оборота. Для отправки отчетности в электронном виде через ОЭД необходимо обновить сертификаты ключей.

Элемент защиты	Особенности
Электронная форма подписи	Действия по электронному обмену документами предприятия заверяют ЭЦП. Сертификат ключа, действующий до 15.09.2017, подлежит замене в программе, которая используется для формирования отчетности
Сертификат	Для обмена данными применяется открытый ключ для подписи квитанции. Сертификат предназначен для удостоверения подписи должностным лицом ФСС. Подробнее о форме ключа поясняет информация, размещенная на официальном сайте Фонда в разделе об удостоверяющем центре
Формат	Изменены требования к формату передачи информации, логическому контролю и процедуре шифрования. При прохождении контроля проверяются содержание строк, наличие требуемых реквизитов, отсутствие лишних пробелов, соблюдение контрольных соотношений

Использование сайта ФСС для передачи отчетности

Налогоплательщикам предоставляется возможность воспользоваться официальным сайтом ФСС. Пользователи имеют право использовать 2 варианта представления отчетности.

Порядок использования сервиса	Особенности
Сервис для передачи формы без прохождения процедуры регистрации	В составе предложений сервиса – проверка верности данных на предмет прохождения форматно-логического контроля. Проверке подвергается наличие общих данных о предприятии, территориальном отделении и отсутствие ошибок в соблюдении формата при занесении информации
Сервис для заполнения бланка при наличии регистрации на сайте	Программа производит обязательную проверку на отсутствие ошибок для прохождение форматного контроля и сопоставление данных с ранее представленной отчетностью

Обособленные подразделения предприятий самостоятельно отчитываются в филиал, расположенный по месту территориального нахождения организации. Отчетность представляется структурными отделениями при наличии у подразделения расчетного счета, баланса, созданных отдельно от головного предприятия рабочих мест. Подразделение должно быть поставлено на учет в ФСС, иметь присвоенный уникальный номер.

Процедура отправки отчетности в электронном виде через сайт ФСС

При использовании сайта ФСС для передачи расчета необходимо иметь сертификат ключа проверки квалифицированной ЭЦП, выданный страхователю специализированным центром и сертификата ключа должностного лица ФСС, полученного на сайте. Реализация электронной формы отправки отчетности осуществляется в несколько действий:

• Составление расчета по взносам. Для создания файла используются онлайн-сервисы сайта ФСС или специализированные программы по формированию отчетности.
• Проверка верности показателей расчета в соответствии с контрольными соотношениями.
• Печать документа.
• Формировании расчета в формате XML.
• Подпись файла и шифрование.
• Передача файла через официальный сайт ФСС. На странице http://f4.fss.ru необходимо зайти на вкладку «отправить документ», после чего выбрать файл и произвести действие передачи документа.

Обработка документа производится в течение суток. На вкладке «проверка и контроль» можно проследить за обработкой файла. Проверку состояния обработки можно просмотреть по истечении времени, имея данные идентификатора.